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LECCION 5: Gestión del tiempo

Tanto si trabajas en una empresa, como si eres autónomo, en busca de empleo o simplemente tienes un objetivo que quieres conseguir, gestionar tu tiempo de trabajo es una tarea fundamental para terminar todos tus proyectos con éxito.

Los problemas con la gestión y administración del tiempo se producen porque sucumbimos a nuestra desidia. Dicho de otra forma: los principales y verdaderos causantes de la pérdida del tiempo somos nosotros mismos, extremo éste que conviene reconocer cuanto antes y así poder llevar a cabo el necesario análisis de la realidad y abordar cualquier mejora en este campo.

La falta de tiempo produce estrés. De hecho, el 80 % del estrés se debe a la falta de tiempo para cumplir con nuestras tareas.

En este mundo en el que cada vez pasamos más tiempo online, es fundamental asegurarnos de que la tecnología mejora nuestras vidas en lugar de distraernos de lo que es importante.

La tecnología está en todas partes y evoluciona rápidamente. Nos da un acceso increíble a la información y a distintas formas de colaborar, y nos permite mantenernos en contacto con los demás.

Ese pequeño dispositivo que todos tenemos, el Smartphone, podría considerarse el símbolo de la revolución tecnológica que vivimos. En Estados Unidos, un adulto medio consume contenido online durante aproximadamente 6 horas y mira su móvil aproximadamente 50 veces al día. Los jóvenes lo hacen mucho más, hasta 80 veces.

Básicamente, nos está cambiando como especie. Pero creo que, para muchos de nosotros, esa relación se ha vuelto un poco complicada. La gente se plantea cada vez más preguntas acerca de la calidad del tiempo que pasa online.

¿Cuánto de ese tiempo se invierte adecuadamente? ¿Cuánto de ese tiempo añade valor a nuestras vidas?

Evidentemente, esta respuesta difiere de persona en persona.

¿Qué es el Bienestar Digital? El Bienestar Digital consiste en crear y mantener una relación saludable con la tecnología. Se trata de usarla para que nos ayude en nuestra vida y nos acerque a nuestros objetivos en lugar de distraernos, interrumpirnos o convertirse en un obstáculo. Tener el control de cómo usamos la tecnología nos permite aprovechar todo su potencial y sus ventajas.

Piénsalo un momento.

Los días en los que haces una buena gestión de tu tiempo y consigues los objetivos que te habías marcado, te sientes bien contigo mismo y aumenta tu motivación.

Sin embargo, cuando no gestionas bien tu tiempo, vives en una constante sensación de frustración y decepción por “no llegar a todo”.

Consejos prácticos para mejorar nuestra gestión y aprovechamiento del tiempo.

  1. Planifica con antelación
  2. Cambia el desayuno por un paseo matutino
  3. No consultes el email ni las redes sociales cada dos por tres
  4. Establece prioridades en tus tareas
  5. Haz las tareas más difíciles a primera hora
  6. Identifica y elimina las distracciones
  7. Aprovecha los momentos improductivos
  8. Evita la Procrastinación
  9. No persigas el perfeccionismo
  10. Agrupa las tareas en temáticas
  11. Haz un presupuesto de tiempo
  12. Sé realista con tus plazos
  13. Mide en qué gastas el tiempo
  14. Aprende a decir NO
  15. Establece metas de gestión de tiempo
  16. No lo hagas si no es importante
  17. Concédete premios
  18. Descansa
  19. Identifica tus horas de mayor rendimiento
  20. Trackea el tiempo y tus progresos
  21. Trabaja por bloques de tiempo
  22. Marca límites de tiempo
  23. Sigue la regla 80/20
  24. Organiza tu zona de trabajo
  25. Mantén sana tu zona
  26. Divide las tareas en acciones pequeñas
  27. Evita el hábito de “estar ocupado”
  28. Abandona la multitarea
  29. Cuida tu alimentación
  30. Reflexiona
  31. Aplica lo que ya sabes
  32. Ordenar la mesa de trabajo: 
  33. Usar Agendas: 
  34. Hacer Listas de Tareas: 

«Con saber no basta; tenemos que aplicar. Con querer no es suficiente; se debe también hacer».

Johann Wolfgang von Goethe (Siglo XIX)

Los ladrones de Tiempo

Para realizar una buena gestión del tiempo es saber identificar aquellas actividades o situaciones que nos roban el tiempo: Los ladrones del tiempo.

Los ladrones de Tiempo son aquellos factores o circunstancias que evitan que realicemos una gestión del tiempo eficiente: nos hacen «perder el tiempo» y restan nuestra productividad.

En ocasiones, estos ladrones de tiempo son circunstancias ajenas a nosotros, pero en otras muchas ocasiones somos nosotros mismos quienes las generamos.

Los ladrones de tiempo reducen entre un 50 y un 70% nuestras horas efectivas de trabajo

Los principales ladrones de Tiempo

El teléfono: Parece que no atender una llamada telefónica inesperada puede causar la desaparición del planeta, sin embargo no es así. Interrumpir una tarea importante para atender el teléfono no sólo interrumpe la tarea en sí, sino que corta nuestra concentración y alarga innecesariamente el tiempo para terminarla. No pasa nada si no atiendes una llamada, pueden dejarte un mensaje o con toda seguridad lo intentarán en otro momento.

Correo electrónico: Los correos electrónicos no son en sí mismos un problema, el problema está en interrumpir constantemente nuestras tareas para verificar nuestras bandejas de entrada.

Mensajería instantánea: Los mensajes de WhatsApp, Messenger etc.  Son una constante interrupción y que en la mayoría de los casos no son importantes ni urgentes pero que atendemos en detrimento de la tarea que estamos realizando.

Notificaciones: Las ventajas que nos han aportado los actuales dispositivos móviles son indiscutibles, pero aprender a hacer un buen uso de ellos en nuestro día a día es un reto. Las innumerables posibilidades de configuración con notificaciones de todas las aplicaciones móviles pueden ser una fuente constante de distracciones que interrumpen continuamente nuestro trabajo.

Falta de motivación: No siempre realizamos trabajos que nos apasionan y podemos caer en la tentación de distraernos o encontrar excusas, sin darnos cuenta que esas distracciones lo único que consiguen es retrasar la tarea y que permanezca en nuestra lista de tareas pendientes hasta que se hace demasiado urgente para volverlo a posponer, y el resultado es…mediocre.

Exceso de perfeccionismo: Valorar el tiempo necesario para dedicar a una tarea no es siempre una tarea fácil. Si te metes en un bucle de repasar, mejorar, optimizar, completar, etc., lo que estás haciendo de nuevo es perder el tiempo…en la mayoría de los casos, el tiempo dedicado no es proporcional a la mejora realizada.

¿Cuál es la herramienta de gestión del tiempo más usada?

  • Google Calendar

Google Calendar te permite;

  • Diseñar tu propio calendario
  • Consultar un resumen de tus eventos diarios en tu correo electrónico
  • Trabajar sin conexión
  • Crear varios calendarios y compartirlos
  • Agregar herramientas y productos de google

Recordad que la búsqueda de empleo, es un trabajo a tiempo completo.

Gestión de tiempo en situaciones de desempleo

Existen tantas estrategias de afrontamiento de este estado en desempleo como personas que lo asumen.

Lo más habitual es comenzarlo con decisión y dedicando gran parte de nuestro tiempo a la búsqueda de empleo en sí misma (sin ignorar todos los estados emocionales por los que pasa una persona tras la pérdida de un trabajo). Esa fuerza va disminuyendo debido a las experiencias y al propio paso del tiempo, y empezamos en una vorágine de actividades que generalmente responden a puras apetencias momentáneas, postergando en la mayor parte de los casos aquellas responsabilidades que permanecen o aparecen en nuestra nueva vida.

La clave está en entender la búsqueda de empleo como un trabajo en sí mismo, pero en la modalidad de trabajo autónomo, donde no hay un jefe que marque fechas, ni unos objetivos marcados por alcanzar. Por ello será necesario emplear energía en la planificación de nuestra “jornada laboral”.

Existen una serie de herramientas como por ejemplo la Matriz del Tiempo de Eisenhower, que nos ayuda a discernir entre tareas importantes y urgentes.

Tradicionalmente, entendemos el tiempo de ocio como algo reservado exclusivamente a profesionales en activo. Si entendemos la búsqueda de empleo como una actividad sin horarios, sin pautas y desorganizada, probablemente también pensemos que el ocio no es propio o incluso es análogo a desempleo.

En la búsqueda de empleo también el ocio es una parte importante de nuestra vida. Desprenderse de él es una costumbre habitual de las personas que se encuentran en desempleo, esta práctica conlleva consecuencias muy desagradables para el bienestar personal.

En nuestra cultura el ocio es asumido tradicionalmente como el refuerzo positivo que obtenemos en el fin de semana, tras una dura semana de trabajo y por lo tanto, bien merecido. Cuando desaparece esa sensación de dura semana de trabajo, desaparece por ende el reforzador que aparecía en los fines de semana, que era el ocio.

Por todo ello, en desempleo es importante dedicar nuestro tiempo de manera planificada y  acordada tanto a la búsqueda de empleo como a nuestro ocio.

Qué es la matriz del tiempo de Einsenhower

Qué es la Matriz Eisenhower.

Para empezar, la herramienta recibe este nombre por el Señor Don Dwight David Eisenhower, que fue ni más ni menos que Comandante de los Aliados en el Frente Occidental en la Segunda Guerra Mundial y trigésimo cuarto Presidente de los Estados Unidos, y que mira tú por dónde, estaba obsesionado con la gestión del tiempo.

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Autor:

Inquieto, curioso, fisgón, y creativo. Vivo en Madrid (España) Consultor, capacitador y apasionado por el marketing y la publicidad. Especializándome en Gestión de Marca Personal para búsqueda y mejora de empleo, y ponerlo al alcance de las personas que deban o quieran conocer hacer uso de ello Veo unicornios montados en ovnis, y marcianos en los bordes de las carreteras. Los intermitentes me funcionan cuando se encienden, y dejan de alumbrar cuando se apagan. No escalaré el Everest, pero hago unas lentejas riquísimas.

Un comentario sobre “LECCION 5: Gestión del tiempo

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