Publicado en Conocimientos

Matriz del Tiempo de Eisenhower

Qué es la Matriz Eisenhower.

Para empezar, la herramienta recibe este nombre por el Señor Don Dwight David Eisenhower, que fue ni más ni menos que Comandante de los Aliados en el Frente Occidental en la Segunda Guerra Mundial y trigésimo cuarto Presidente de los Estados Unidos, y que mira tú por dónde, estaba obsesionado con la gestión del tiempo.

Lo que hará que aumente tu productividad gracias a esta herramienta es su facilidad y rapidez en su uso. Es muy fácil exponer las tareas a realizar debido a que la matriz está dividida en 4 cuadrantes solamente, las cuales dependen de la urgencia y la importancia de la tarea.

Esta herramienta se puede usar en todos los niveles de la vida, a nivel personal, profesional, académico… Yo personalmente la uso para organizarme las tareas de la semana, que incluyen cosas del blog y de las diversas web que administro. También la he usado en el ámbito profesional cuando me decían que tenía que hacer tropecientas mil (sí, ese número que todos conocemos) cosas y si no hacía esta matriz, mi cerebro se iba un poco al garete….

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Los cuadrantes

Una vez colocadas nuestras tareas en cada uno de los cuadrantes, ya solo queda entender qué significa cada uno de ellos y cómo organizarnos respecto a este método de priorización de tareas:

Funcionamiento de la Matriz Eisenhower.

La matriz se divide en 2 ejes principales: La Urgencia de la tarea y la Importancia de la tarea. Dependiendo de si una tarea es más o menos importante y más o menos urgente se ubicará en uno de los 4 cuadrantes en los que se divide la matriz.

La Importancia

La importancia de la tarea tiene que ver con los objetivos que te planteas. ¿Es importante esta tarea para conseguir mi objetivo? ¿Te hace estar más cerca de lo que realmente quieres conseguir?

La Urgencia.

La urgencia tiene que ver con la temporalidad de la tarea y con las consecuencias que acarrea no hacerla. ¿Es necesario que haga esta tarea ahora? ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea? Aquí debes valorar si realmente te urge hacerla o si la puedes dejar para luego.

Cuadrante A. Urgencia alta e Importancia alta. Acción.

¿Qué pasa cuando algo es importante y es urgente? ¡Que tienes que hacerlo ya! Significa que es importante para la consecución de tus objetivos, ya sean personales o empresariales, y además corres un riesgo si no la realizas a tiempo.

Pero cuidado con este cuadrante, no conviene saturarlo, ya que estarás todo el día agobiado haciendo tareas sin parar con la presión que conlleva la urgencia. Las personas que llenan este cuadrante de tareas no tienen tiempo para ellas mismas y están viviendo al límite siempre.

Cuadrante B. Importancia alta y urgencia baja. Planifica.

En este cuadrante se encuentran las tareas que sabes que tienes que hacer para alcanzar los objetivos, pero que no son de una alta urgencia sino que puedes realizarlas en los días sucesivos sin problema.

Igual que con el cuadrante anterior, éste también tiene su lado oscuro. Si este cuadrante está lleno de tareas, corres el riesgo de no pasar a la acción y no realizar las tareas importantes que te llevarán al éxito. ¡Que no se te olvide de realizar estas tareas!

Cuadrante C. Urgencia alta e importancia baja. Delega.

El arte de delegar (podría ser el título de un buen libro, a lo mejor hasta existe y todo) es más importante de lo que mucha gente piensa. Es importante saber cuándo delegar. Se delega cuando hay tareas urgentes que realizar pero que realmente no te acercarán a los objetivos que te has fijado ya que no son importantes. En estos casos debes de encontrar a la persona adecuada que sepas que va a realizar el trabajo de la mejor manera posible. No significa que como no es importante no debas de realizarla.

Delegar aumenta la productividad ya que la otra persona se siente importante porque has confiado en ella para la realización de la tarea y a ti te deja tiempo para dedicarte a menesteres más importantes. Aquí hay que tener cuidado, que dicen las malas lenguas que eso de delegar «engancha» y empiezas a mandar a gente a hacer tu trabajo y a cargar a las otras personas… Así que no te cueles y delega sólo cuando sea necesario.

Cuadrante D. Importancia baja y urgencia baja. Desecha.

En este cuadrante vamos a meter todas las tareas menos importantes y menos urgentes. Estas tareas son las típicas de «algún día tengo que…» que están ahí, que sabes que podrías hacerlas pero que realmente hay tareas más importantes y urgentes que merecen más tu trabajo.

Estas tareas pueden convertirse en tareas de diferentes cuadrantes con el paso del tiempo así que vigílalas de vez en cuando.

Si una tarea es IMPORTANTE pero NO URGENTE deberemos planificarnos. Es decir, buscaremos un hueco a lo largo del día para llevarla a cabo. ¡Pero sí o sí hay que cumplir con ella!

Si una tarea NO es IMPORTANTE pero sí que es URGENTE, delega. Aprender a delegar y confiar en el equipo con el que trabajamos es esencial para poder cumplir con todas las tareas diarias.

Si la tarea NO es IMPORTANTE y tampoco es URGENTE, quítala de la lista o déjala para el final. Lo único que haremos es perder tiempo en una tarea irrelevante.

Finalmente, si una tarea es IMPORTANTE y URGENTE, ¡no pierdas tiempo, hazla ya! No podemos posponer horarios ni fechas, tiene que estar hecha cuanto antes para cumplir con nuestras obligaciones.

Por qué aumenta tu productividad con esta herramienta.

Lo grandioso de esta herramienta es que te «obliga» a valorar todas las tareas y no encasillarlas como urgentes, sino que hace que planifiques, delegues o deseches las acciones dependiendo de tus objetivos. Lo que la hace no sólo buena para la organización sino que además te hace ser más eficiente.

Las razones por las que la Matriz Eisenhower te hace aumentar tu productividad son las siguientes:

  • Te permite tener tus tareas organizadas y verlas de un vistazo
  • Te ayuda a valorar las tareas por su importancia y urgencia
  • Te convierte en una persona más efectiva
  • Te hace ahorrar tiempo ya que te centras en lo que es más importante
  • Te ayuda a planificar y minimizar la improvisación
  • Es muy fácil de llevar a cabo y de implementar

Cuando empieces a usar esta herramienta (Porque lo harás ¿verdad?  ) Ya te irás dando cuenta de lo útil que es y de que poco a poco irás cogiendo una rutina que hará que aumente tu productividad muchísimo.

Haz algo con tu tiempo

Mientras llega esa nueva oportunidad, no te quedes quieto/a. Peor que estar sin trabajo es estar sin hacer nada.

Si te abandonas, si te recluyes en casa y te pasas las horas auto-compadeciéndote de tu vida, se hará más grande tu sentimiento de inutilidad y será fácil caer en estados depresivos.

Aprovecha para llenar tus días con cosas que merezcan la pena, que te impulsen, que den sentido: Lee, haz ejercicio, aprende un idioma, sal a pasear por la naturaleza…

Autor:

Inquieto, curioso, fisgón, y creativo. Vivo en Madrid (España) Consultor, capacitador y apasionado por el marketing y la publicidad. Especializándome en Gestión de Marca Personal para búsqueda y mejora de empleo, y ponerlo al alcance de las personas que deban o quieran conocer hacer uso de ello Veo unicornios montados en ovnis, y marcianos en los bordes de las carreteras. Los intermitentes me funcionan cuando se encienden, y dejan de alumbrar cuando se apagan. No escalaré el Everest, pero hago unas lentejas riquísimas.

2 comentarios sobre “Matriz del Tiempo de Eisenhower

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